告知函什么意思

告知函是以正式的书面形式，告知接收函件的一方某一事项的具体情况。告知函和答复函十分接近。它们的主要区别在于主要区别是答复对方所询问问题，而告知函则是告知对方有关情况。告知函的正文通常包括两项内容。一是告知原由。说明制发本函的原因。二是告知事项。简明扼要地叙述告知对方有关事项的具体内容及应注意的问题。

告知函的格式：

一、标题

函的标题一般由发文机关、事由和文种构成，有时也可以只由事由和文种构成。

二、正文

1.开头。写行文的缘由、背景和依据。

一般来说，去函的开头或说明根据上级的有关指示精神，或简要叙述本地区、本单位的实际需要、疑惑和困难。

复函的开头引用对方来文的标题及发文字号，有的复函还简述来函的主题，这与批复的写法基本相同。继而，有的复函以现将有关问题复函如下”一类文种承启语引出主体事项，即答复意见。

2.主体。写需要商洽、询问、答复、联系、请求批准或答复审批及告知的事项。

函，或去函和复函的事项一般都较单一，可与行文缘由合为一段。如果事项比较复杂，则分条列项书写。

⒊如果行文只是告知对方事项而不必对方回复，则结语常用特此函告”、特此函达”。若是要求对方复函的，则用盼复”、望函复”、请即复函”等语。请批函多以请批准”、请大力协助为盼”、望能同意”、望准予××是荷”等习惯用语收束。复函的结语常用特此复函”、特此回复”、此复”等惯用语。也有的函不写结语。

注意问题：

1.注意批请函与请示的区别，向有隶属关系的上级机关请求指示、批准事项用请示。而向没有隶属关系的业务主管机关请求批准有关事项，则用请批函。主管机关答复请求审批事项，用审批函。

2.开门见山，直奔主题。无论去函还是复函，都不要转弯抹角，切忌空话、套话和发空泛的议论。

3.一文一函，简洁明了。

4.语言要规范得体，并体现函的用语特色。发函要使用平和、礼貌、诚恳的语言，对主管机关要尊重、谦敬，对级别低的单位要平和，对平行单位和不相隶属的单位要友善。切忌使用生硬、命令性的语言。复函，则态度要明朗，语言要准确，避免含糊笼统、犹豫不定。